Účetnictví: modul informačního systému Money S5
Modul Účetnictví je základní součástí každého ekonomického systému. V Money S5 umožňuje především vedení podvojného účetnictví, evidenci DPH a tvorbu výstupů na základě požadavků legislativy. Soustřeďují se zde také údaje z veškerých evidencí, které jsou s účetním modulem provázány.
Plně automatický systém tvorby účetních záznamů při běžném provozu používá předkontace na prvotních dokladech a dále potom přiřazuje primární účty vybraným jednotkám (pokladnám, bankovním účtům, pohledávkám, závazkům, skladovým zásobám). Ojedinělé případy lze samozřejmě zadat ručně, přímo na položce dokladu. Zaúčtování probíhá automaticky při každém uložení záznamu, nebo dávkově.
Součástí modulu Účetnictví je i evidence pokladen, bankovních účtů, pohledávek, závazků a interních dokladů. Interními doklady lze zaúčtovat jakýkoliv případ, který nespadá do žádné z prvotních evidencí.
Modul Účetnictví sestává z několika propojených funkcí:
- Účetní deník
- Účtový rozvrh
- Předkontace
- Evidence DPH
- Interní doklady
- Pokladna, banka
- Pohledávky a závazky
- Tiskové sestavy
- Závěrkové operace
Účetní deník
Účetní deník je přehledem veškerých provedených účetních operací – soustřeďuje všechny účetní zápisy a slouží jako podklad, ze kterého se čerpají data pro přehledové sestavy a povinné výkazy. Účetní deník je interaktivní, je možné z něj otevírat libovolné zdrojové doklady a přímo je i upravovat.
Účtový rozvrh
Původní instalace Money S5 obsahuje základní podobu Účtového rozvrhu. Uživatel si jej potom může zcela přizpůsobit svým potřebám, doplnit syntetické účty atributy a odstranit účty nepoužívané. Účtový rozvrh lze hierarchicky členit do skupin, např. podle účtových tříd a skupin.
Ke každému účtu je v seznamu zobrazen aktuální zůstatek a k dispozici je také přehled všech pohybů na účtu, rozčleněných podle období. Je možné zobrazit i shrnutí obratu v reálném čase.
Předkontace
Některé běžné operace se stále opakují, např. prodej a nákup zboží, materiálu apod. K jejich zaúčtování slouží právě předkontace. Každá z nich obsahuje položky potřebné k zanesení různých částek do účetnictví – tedy základ DPH, výši DPH, celkovou částku atd. – to vše s možností členění s ohledem nebo bez ohledu na DPH.
Pokud není některý z účtů v předkontaci specifikován, je možné podle kontextu požadované operace zadat potřebné údaje ručně nebo čerpat data z primárního účtu.
Evidence DPH
Různá zdanitelná plnění jsou rozčleněna podle své povahy, což je využito při tvorbě výkazů (Přiznání k DPH, Souhrnné hlášení). K tomu slouží Členění DPH, které je možné zadat na prvotních dokladech, dokonce i zvlášť pro každou jejich položku.
Dá se také vytvořit neomezené množství různých sazeb DPH včetně termínů platnosti, což slouží k automatickému výběru správné sazby na základě data uskutečnění zdanitelného plnění.
V dokladech lze zadávat částky bez daně i s daní, zbylé údaje jsou automaticky dopočítány. V konkrétních případech může uživatel podle potřeby sazbu ručně upravit. Ve specifických případech se zadávají položky obsahující pouze základ nebo pouze daň.
V záhlaví každého daňového dokladu je shrnutí všech položek (základů daně, daní, celkových částek apod.). Korekci DPH lze jednoduše provést zapsáním potřebných hodnot, systém dopočítá a eviduje rozdíl. Nemá-li doklad žádné položky, je možné editovat souhrnnou částku přímo.
Další užitečné vlastnosti:
- např. zpracování DPH u přijatých a poskytnutých záloh pomocí daňového dokladu;
- podpora samovyměření DPH při pořízení zboží nebo služeb od plátce z jiného členského státu EU (tzv. Reverse Charge).
Interní doklady
Tyto doklady jsou vedeny pouze v modulu Účetnictví, protože z libovolných důvodů nespadají do žádného z ostatních modulů. Umožňují externí zpracování účetnictví, kdy vedení prvotních evidencí není požadováno.
Interními doklady lze provádět i úhrady pohledávek a závazků, pokud k nim dochází jiným způsobem než příjmem peněz do pokladny nebo na bankovní účet. Toho využívá např. funkce automatického vzájemného zápočtu pohledávek a závazků s určitým subjektem. Interní doklad může být i daňovým dokladem, čehož se opět využívá např. při Reverse Charge.
Pokladna, banka
Slouží k evidenci stavu a pohybu finančních prostředků. Jedná se o:
- hotovost – peníze, šeky, poukázky k zúčtování, ceniny;
- peněžní účty v bankách v domácí i zahraniční měně;
- krátkodobé bankovní úvěry a jiné krátkodobé finanční výpomoci;
- krátkodobý finanční majetek;
- peníze na cestě.
Kromě aktuálních zůstatků je k dispozici i přehled historie pohybů na účtech i pokladnách nebo evidence pokladních dokladů a bankovních výpisů s příjmovými i výdajovými položkami. Ty mohou sloužit jako plnohodnotné daňové doklady, pomocí nich se také evidují úhrady pohledávek a závazků nebo příjem a poskytnutí záloh.
Je možné provést přecenění bankovních účtů a pokladen v cizích měnách a uzávěrky období bankovních účtů a pokladen.
Jako bankovní účty lze evidovat i úvěry.
Program podporuje elektronické bankovnictví (homebanking). Elektronickou cestou se dají načítat bankovní výpisy a kurzovní lístky a posílat do banky příkazy k úhradě přímo ze systému.
Pohledávky a závazky
Z obchodních vztahů vznikají prostřednictvím přijatých a vydaných faktur (modul Fakturace) pohledávky a závazky. Jejich evidence se logicky soustřeďuje do seznamů v modulu Účetnictví. V nich je zobrazen přehledný momentální stav salda jednotlivých objektů a rychlé přehledy aktuálního stavu.
K dispozici je i zde historie pohybů salda a jeho stav za jednotlivá období.
Je možné přecenění hodnoty pohledávek a závazků do účetnictví v cizích měnách.
Tiskové sestavy
Kromě povinných výkazů modul obsahuje i celou řadu přehledových sestav, sloužících pro vlastní informační potřebu podniku.
Kromě standardních sestav je možné pomocí nástroje Definice účetních výkazů a s využitím Editoru výstupních sestav definovat vlastní účetní výkazy, které čerpají informace z účetního deníku. Součástí definice účetního výkazu je specifikace řádků a sloupců výkazu – každý z nich může obsahovat různá čísla účtů, výpočet hodnoty jiných sloupců či výslednou sumarizaci.
Závěrkové operace
Na konci každého účetního roku je nezbytné provést jisté operace: zaevidovat opravné položky a rezervy (tvorba, čerpání, zaúčtování) a přecenit bankovní účty, pokladny, pohledávky a závazky v cizích měnách. Vlastní provedení účetní uzávěrky se potom skládá ze dvou kroků:
- uzavření účetních knih a zjištění hospodářského výsledku;
- otevření účetních knih v novém období a převedení hospodářského výsledku do nového období.
Tento proces je plně automatický, založený na vytvoření systémových interních dokladů, které převedou zápisy mezi běžnými a závěrkovými účty.
