Propojení fakturace iDoklad se systémy Money

Jednou z výhod služby iDoklad je její automatické propojení s nejrozšířenějšími účetními systémy a import adres a faktur vystavených v iDokladu přímo do účetního systému. Tuto funkci s výhodou využívají všichni, kdo fakturují „v terénu“ nebo mají vzdálená fakturační místa, a samozřejmě účetní kanceláře.

Klienti používají iDoklad pro fakturaci a jejich účetní kancelář si do svého systému sama stahuje nově vystavené faktury a adresy klientů. Vše on-line, automaticky, bez pracného a chybového přepisování dokladů na poslední chvíli.

Systémy Money S3/S4/S5 obsahují modul pro automatizovanou synchronizaci s iDokladem. V případě účetnictví Pohoda je nutné využít externí aplikaci (více informací najdete na stránce iDokladu).

	Money S3	Money S4	Money S5	Pohoda
Import adres
Import faktur
Načtení dokladů jedním stiskem přímo z menu
Zpětná aktualizace úhrad

Propojení aplikace iDoklad s Money S3

Propojení obou aplikací je jednoduché a intuitivní. Po registraci iDokladu na adrese www.idoklad.cz stačí v Money S3 zadat následující konfiguraci.

Omezení importu dokladů do Money S3

Do programu Money S3 se neimportují úhrady a zálohové faktury. Odpočet zálohy se do vyúčtovací faktury importuje jako odpočet bez vazby na jiný doklad.

Nastavení komunikace

V Money S3 si v menu Nástroje / Nastavení / Externí aplikace zobrazte seznam Propojení externích aplikací. Zde tlačítkem Novýotevřete Kartu propojení externí aplikace a v poli Aplikace vyberte z roletové nabídky volbu iDoklad. Na kartě se poté objeví tři záložky, ve kterých zadejte následující nastavení.

Záložka Konfigurace

Zde doplňte přihlašovací údaje (e-mailovou adresu a heslo), pod kterými jste se registrovali na webovém rozhraní aplikace iDoklad. Pokud jste údaje zadali správně, program zpřístupní roletovou nabídku Agenda v iDokladu, kde si zvolte agendu určenou k přenosu.

Záložka Adresář

V této záložce zvolte adresní skupinu z Adresáře v Money S3, do které chcete ukládat nové zákazníky zadané na fakturách importovaných z iDokladu. Vyberete-li možnost Nezařazovat do skupin, adresy se při importu převedou do skupiny Nezařazeno.

Záložka Doklady

Poslední záložka je velmi důležitá pro úspěšný přenos faktur. Povinně zde musíte vybrat Typ vystavené faktury, z něhož se do Money S3 doplní účetní údaje, které se v iDokladu nezadávají a bez kterých by se importované doklady do Money S3 nemohly uložit.

Pro tento účel doporučujeme v Money S3 vytvořit speciální Typ vystavené faktury, který musí mít doplněnou konfiguraci polí:

Hradit na
Předkontace
Členění DPH (jen plátci DPH)

Další údaje na kartě pro přenos faktur do Money S3 není nutné doplňovat. Některé se přeberou z iDokladu, jiné si můžete konfigurovat podle uvážení.

V Typu vystavené faktury však nedoporučujeme zadávat Číselnou řadu, protože číslo dokladu a z něj vyplývající variabilní symbol jsou neměnné. Při převodu do Money S3 číslo faktury zůstane zachované v původní podobě a tuto číselnou řadu tedy bude program ignorovat. Naopak by mohlo v případě, kdy by Typ vystavené faktury obsahoval stejnou číselnou řadu jako iDoklad, při přenosu dojít ke kolizi a faktury by se do Money S3 nenačetly.

Nastavení číselné řady v Money S3

Nastavení číselné řady v Money S3

Po vyplnění uvedených údajů kartu Propojení s aplikací iDoklad tlačítkem OK uložte. Seznam externích aplikací pak můžete zavřít, Money S3 je připravené pro import.

Nastavení pro import faktur vystavených s odpočtem zálohy

Pro import faktur vystavených s odpočtem zálohy je potřeba v Money S3 určit vhodné Členění DPH, a to v menu Nástroje / Nastavení / Účetní rok / . záložka Fakturace / Odpočet zálohy. Doporučené členění DPH je 17Ř01,02.

Nastavení účetního roku v daňové evidenci

Nastavení účetního roku v podvojném účetnictví

Nastavení pro import faktur vystavených v cizí měně

Pro úspěšný import faktur vystavených v iDokladu v cizí měně musí být v Money S3 v menu Seznamy / Nástroje / Cizí měny založená karta měny, ve které je importovaná faktura vystavená. Kurz se přebírá z iDokladu a v Money S3 jej už nastavovat nemusíte.

Přenos dat

Vlastní přenos dat provádíte volbou menu Agenda/iDoklad, která otevře jednoduchý Průvodce importem.

Máte-li k iDokladu nastavený přístup pro více uživatelů, můžete si na první straně průvodce zvolit, zda chcete import provést pro všechny, nebo jen některé z nich. Druhá strana vám nabídne možnost importovat všechny doklady obsažené v iDokladu, případně pouze změny, tedy doklady nové a upravené.

Pak již stačí tlačítkem Dokončit spustit vlastní import.

Po dokončení přenosu Money S3 zobrazí detailní přehled o výsledku importu a počtu přenesených dokladů a adres. V případě, že došlo k nějaké neshodě (např. jste si v Money S3 správně nenastavili všechny potřebné údaje v Typu vystavené faktury), zobrazí se na kartě varování „Během importu došlo k chybě“. Podrobnou informaci o problému s uvedením chybějících údajů i problematických dokladů najdete v přehledné výstupní zprávě.