Nejlepší zkušenosti s Money S3: Odesílání elektronicky podepsaných dokladů e-mailem v PDF
Účetní program Money S3 v sobě zahrnuje širokou paletu nadstandardních funkcí, které mnohdy nenajdete ani v řádově dražších informačních systémech. Řada těchto funkcí je sice jednoduchá na obsluhu a velmi snadno dostupná a nastavitelná, pokud ale nevíte, kde hledat a jak je použít, nemusíte ani vědět, že některou funkci Money S3 vůbec umí. Seriál návodů „Nejlepší zkušenosti s Money S3“ se zaměřuje právě na funkce, které možná nevidíte na první pohled, avšak jejich používání vám může ušetřit spoustu času a peněz.
 Celý dokument naleznete zde ve formátu PDF (379 kB). |
Část 2 – Odesílání elektronicky podepsaných dokladů e-mailem v PDF
V dnešním dílu se zaměříme na elektronickou kancelář, konkrétně na elektronické odesílání dokladů vašim obchodním partnerům a na jejich digitální podepisování. Odbourání či alespoň omezení papírové komunikace s obchodními partnery vám může ušetřit spoustu místa na šanony a také náklady na papír a toner do tiskárny.
V současné době je možné posílat obchodním partnerům daňové doklady v digitální podobě. Legislativní opora je v zákoně o DPH 235/2004 Sb., hlava II., oddíl 5 § 26, který říká:
Daňový doklad může být vystaven se souhlasem osoby, pro kterou se uskutečňuje zdanitelné plnění nebo plnění osvobozené od daně s nárokem na odpočet daně, i v elektronické podobě, pokud jej plátce nebo osoba uvedená v odstavci 3 opatřila zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu nebo elektronickou značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu podle zvláštního právního předpisu nebo pokud je zaručena věrohodnost původu a neporušitelnost obsahu daňového dokladu elektronickou výměnou informací (EDI).
Jak na to jít v praxi:
- Pokud chcete mít e-mailem odesílané faktury digitálně podepsané, zařiďte si elektronický podpis. Lze si jej mimo jiné vyřídit na každé poště označené modrým logem Czech Point.
- Vložte elektronický podpis do nastavení v Money S3. Máte dvě možnosti: pro celou firmu zadáte jeden elektronický podpis v nastavení agendy (Nástroje/Agenda/záložka el. podpis), jednotlivým uživatelům vložíte vlastní digitální podpis v přístupových právech (Nástroje/Nastavení/Přístupová práva). Podpis uvedený u uživatele má přednost, tj. pokud současně nastavíte podpis uživateli i agendě a v Money S3 je přihlášený uživatel s vlastním zadaným podpisem, použije se pro dokument jeho podpis, nikoliv podpis zadaný v agendě. Vložení podpisu je jednoduché - ukažme si to např. na podpisu v agendě: Zvolte Nástroje/Nastavení/Agenda a vyberte záložku El. podpis. Zaškrtněte políčko Automaticky podepisovat PDF dokumenty a poklepejte na tři tečky pro výběr digitálního podpisu. Money S3 zobrazí Seznam nastavení podepisování dokumentů. V tomto seznamu evidujete všechny používané digitální podpisy v Money S3. Poklepejte na Přidat a zadejte svůj podpis v kartě Nastavení podepisování dokumentů:
- Pokud nebudete chtít automaticky podepisovat všechny odesílané dokumenty, zaškrtněte přepínač Vyzvat k podepsání. Jestliže chcete, aby byl podpis na dokladu vidět, pak zvolte typ podpisu Viditelný. Dále můžete určit písmo, jakým se na dokladu uvedou údaje o digitálním podpisu a umístění tohoto „razítka“.
- Poslední krok je jednoduchý. V Seznamu vystavených faktur nastavte kurzor na fakturu, kterou chcete digitálně podepsat, a poklepejte na ikonu Odeslat PDF mailem. Z dokladu se automaticky vytvoří PDF soubor, který se digitálně podepíše a přiloží jako příloha k e-mailu. Máte-li na adresní kartě odběratele uvedenu e-mailovou adresu, pak se tato adresa automaticky přenese do odběratele e-mailu a vám stačí zprávu pouze odeslat.
