Metodika zaúčtování plateb zálohových faktur a odpočtu záloh ve vyúčtovacích fakturách

Money S3: Ekonomický a účetní program pro menší firmy

Hlavní stránka Money S3: účetní program Informační materiály Návody, rady a postupy

Metodika zaúčtování plateb zálohových faktur a odpočtu záloh ve vyúčtovacích fakturách

Celý dokument naleznete zde ve formátu PDF (5,38 MB).

Legislativa

Od 1. 5. 2004 se staly platby záloh předmětem daně, tj. v případě přijatých plateb je povinen poplatník odvést daň, v případě zaplacených záloh si poplatník může daň odečíst, ovšem až tehdy, kdy obdrží od příjemce platby daňový doklad.

UPOZORNĚNÍ: Podotkněme, že v praxi běžný případ, kdy přijetí zálohy není daněno pokud její vyúčtování proběhne ve stejném zdaňovacím období DPH a je daněno pouze plné plnění vyúčtovací faktury je nezákonné (v duchu dikce Zákona o DPH), i když běžně tolerované Finančními úřady, neboť částky v Přiznání k DPH jsou v obou případech shodné.

Od té doby prošel Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty (dále jen „Zákon o DPH“) několika novelami. Tento dokument popisuje současný stav tohoto zákona (od 1. 1. 2012).

Ocitujme nejdříve některé pasáže tohoto Zákona o DPH.

V § 37 odst. 2) se píše:

(2) Daň může plátce rovněž vypočítat z úplaty za zdanitelné plnění, která je včetně daně, nebo z částky stanovené podle § 36 odst. 6, která je včetně daně, a koefi cientu, který se vypočítá jako podíl, v jehož čitateli je číslo 20 v případě základní sazby daně nebo číslo 14 v případě snížené sazby daně a ve jmenovateli součet údaje v čitateli a čísla 100, vypočtený koefi cient se zaokrouhlí na čtyři desetinná místa, vypočtená daň se uvede způsobem podle § 28 odst. 2 písm. l). Cena bez daně se pro účely tohoto zákona dopočte jako rozdíl částky za zdanitelné plnění obsahující daň a vypočtené daně po případném zaokrouhlení.

Z tohoto odstavce lze dovodit, že daň (DPH) z přijaté částky zálohy se počítá vždy „shora“, tj. z částky s daní. Tento odstavec se tedy týká způsobu zdanění přijaté zálohy.

V § 37 odst. 3) se píše:

(3) V případě, kdy vznikla povinnost přiznat daň z úplaty přijaté před uskutečněním zdanitelného plnění, vypočte se daň za uskutečněné zdanitelné plnění z rozdílu mezi základem daně podle § 36 odst. 1 a souhrnem základů daně podle § 36 odst. 2 nebo z rozdílu mezi úplatou, kterou má plátce obdržet za uskutečněné zdanitelné plnění, a úplatami přijatými před uskutečněním zdanitelného plnění.

Jinými slovy, na vyúčtovací faktuře je na volbě uživatele, zda zadává ceny (plnění i odpočtů) s daní (typ ceny= s DPH) nebo jako základ (typ ceny = bez DPH). Tento odstavec se týká možných řešení vyúčtování záloh ve vyúčtovacích daňových dokladech (fakturách).

Poznamenejme rovněž, že cena zdanitelného plnění by měla být dána smluvně (např. akceptací objednávky, smlouvou atp.) a z ní vyplývá, zda je závazná cena bez daně nebo s ní. Z tohoto se dá odvodit, že na vyúčtovací faktuře by měly být zadány normální i odpočtové položky vždy se shodným typem ceny bez daně („bez DPH“) nebo s daní (s DPH“).

Tento problém je opět zcela v řešení účetní jednotky.

Obchodní případ přijetí zálohy a jejího vyúčtování

Jak bude celá situace vypadat v běžném obchodním styku. Popsaný případ řeší situaci vystavení zálohy a jejího vyúčtování (tedy dodavatelský), případ přijaté zálohy (odběratelský) je obdobný.

Naše firma (dodavatel) vystaví odběrateli zálohovou fakturu. Na této faktuře může uvést předpokládaný rozpis daně, ale nemusí. Zálohová faktura není ani prvotním dokladem (správně se o ní neúčtuje), ani dokladem daňovým. Podotkněme, že tento krok může být vynechán. Program Money S3 umožňuje i tzv. „přímý“ odpočet přímo z hradících dokladů záloh (banka, pokladna, interní doklad). Pokud je vystavena zálohová faktura, je třeba mít na paměti, že teprve její úhrady jsou daňovými doklady.
Odběratel uhradí zálohu.
Dodavatel vystaví příjmový bankovní (pokladní, interní) doklad a zálohovou fakturu uhradí. Na tomto dokladu uvede částky i s rozpisem daně v jednotlivých sazbách. Teprve tento doklad je dokladem daňovým a částky daně jsou uskutečněným plněním a vstupují do Přiznání k DPH.
Dodavatel zašle tento daňový doklad odběrateli a ten si může následně po jeho obdržení nárokovat odpočet daně ze zaplacené zálohy.
Dodavatel vystaví vyúčtovací fakturu na konečnou částku a v této faktuře odpočte zaplacené zálohy (a to prostřednictvím odpočtu zálohových faktur nebo „přímým“ odpočtem hradících zálohových dokladů). Dodavatel odvádí daň již pouze z rozdílu celkové částky a odpočtené zdaněné zálohy. Tuto fakturu odešle odběrateli.
Odběratel uhradí vyúčtovací fakturu.
Dodavatel vystaví příjmový bankovní (pokladní, interní) doklad, tentokrát ovšem již jako nedaňový a úhradu této vyúčtovací faktury zaúčtuje běžným způsobem.

Postup v Money S3 od verze 12.050

Částky odpočtu ve vyúčtovací faktuře se berou z celkového součtu úhrad zálohové faktury (nebo v případě „přímého“ odpočtu přímo z hradících dokladů) a rozpad této částky součtu do jednotlivých sazeb DPH se počítá z rozpisu sazeb daně na hradících dokladech vytvářejících tyto úhrady. Platí, že pro každou sazbu daně (0, snížená sazba, základní sazba), ve které existují nenulové částky úhrad, se vytváří zvláštní položka ve vyúčtovací faktuře.

Úhradu zálohové faktury mohou vytvářet tyto hradící doklady: bankovní, pokladní, interní.

V následujících kapitolách je popsán přesný postup.

Podvojné účetnictví

Uváděný příklad se týká Vystavených faktur.

Předkontace pro úhradu zálohy

V předkontaci pro úhradu zálohové faktury je zapotřebí uvést i účty pro DPH. Pokud používáte aparát volných předkontací, je zapotřebí na straně protiúčtu pro základ (zde Dal) uvést účet pro přijaté zálohy (324). Toto je nutné pro správné zaúčtování s ohledem na způsob, jakým Money účtuje o úhradách a DPH v bankovních a pokladních dokladech.

Můžete vyplnit i Členění DPH, které musí být uskutečněným zdanitelným plněním, nebo toto plnění uvést až následně na hradícím dokladu.

Uvedený příklad používá tzv. Volné předkontace, kdy se účet pro banku přebírá z primárního účtu na Kartě bankovního účtu. Na straně MD tedy budou při zaúčtování dosazeny účty 221.

Předkontace

UPOZORNĚNÍ: Pokud zaúčtujete např. přijatou zálohu jako zdanitelné plnění, po zaúčtování částky daně na účet o DPH (343) zůstává na účtu o přijatých zálohách (324) - tj. závazku vůči plátci zálohy, pouze částka základu daně. Pokud účetní jednotka potřebuje vést celkovou výši závazku vůči plátci zálohy (např. pro potřeby výkaznictví vůči bankám), může částku daně zaúčtovat ještě jednou např. na podrozvahový účet. Při odúčtování zálohy ve vyúčtovací faktuře pak uplatní obrácený postup.

K tomuto účelu slouží na kartě předkontace volba „Další zaúčtování“. V poli Typ ceny zadáte volbu „DPH celkem“ v polích Účet MD a Účet D zadáváte příslušné účty. Tato volba je přístupná pouze u předkontací pro bankovní, pokladní a interní doklady a faktury přijaté i vydané, a slouží především k dodatečnému zaúčtování při platbě záloh a následném odpočtu zálohy.

Pro účely vykazování plné výše závazku vůči plátci zálohy doporučujeme použít některý z podrozvahových účtů (824), aby nebyla narušena vyrovnanost rozvahy. Výše závazku vůči plátcům záloh je pak součtem obou účtů (324, 824).

Je záležitostí účetní jednotky, jakým způsobem bude o výši závazku vůči plátci zálohy účtovat.

Obdobný postup se uplatní i u zaplacených záloh.

Konfigurace odpočtu zálohy

V menu Nástroje / Nastavení / Účetní rok záložka Fakturace / Odpočet zálohy si nastavíte v předkontacích pro odpočet zálohy i účty pro DPH.

Nezapomeňte zadat také Členění DPH, které je uskutečněným zdanitelným plněním.

Poznámka: Na položkách faktur odpočtů záloh je vyžadováno zadání Členění DPH. Doporučujeme proto, toto členění uvést v tomto nastavení, odkud se automaticky přenáší na tyto odpočtové položky. Toto členění musíte ovšem změnit, pokud se bude jednat o odpočet v režimu tzv. Přenesení daňové povinnosti. Podrobnosti naleznete v metodice „Aparát přenesení daňové povinnosti v Money S3“na http://www.money.cz/money-s3/navody.

Na uvedeném příkladu je použita metoda účtování o odpočtu tzv. protizápisem, tj. částka odpočtu je účtována kladně. Pokud použijete účtování zápornou částkou, musí být použitá předkontace samozřejmě „inverzní“ k uvedené, tj. s prohozenými stranami MD a D.

Nastavení účetního roku

Příklad karty předkontace odpočtu vystavené zálohy

Předkontace

Podobně jako u plateb záloh, tak i u předkontací odpočtu zálohy můžete použít aparát Další zaúčtování pro odúčtování částky DPH z podrozvahového účtu o závazku (resp. pohledávce) vůči plátci (resp. příjemci) zálohové platby.

Vystavení zálohové faktury

Vystavíme zálohovou fakturu např. s těmito částkami. Pokud vystavíme již zálohovou fakturu s rozpisem daně, usnadníme tím orientaci odběrateli i sobě při následném vytvoření úhrady této faktury. Není to ale nutností, celá částka může být v nulové sazbě, neboť povinnost odvést daň z přijaté zálohy platí až v okamžiku přijetí platby této zálohy.

Sazba	Základ	Daň	Celkem
Sazba 14%	100	14	114
Sazba 20%	100	20	120
Celkem			234

O zálohových fakturách se neúčtuje a nejsou daňovými doklady.

Poznámka: Doporučujeme zadávat ceny na zálohové faktuře „shora“, tj, jako částky s daní, protože tak musí být záloha zdaněna (viz kapitola Legislativa)

Úhrada zálohy

Po obdržení úhrady na náš bankovní účet (nebo v hotovosti na pokladnu) vytvoříme Příjmový bankovní (nebo pokladní či interní) doklad a tuto fakturu uhradíme obvyklým způsobem přes tlačítko Variabilní symbol. Pokud obsahovala zálohová faktura rozpis daně, při ukládání hradícího bankovního dokladu se program zeptá:

Money S3 - Potvrďte

Pokud dáte ANO, program převezme rozpis ze zálohové faktury. Rozpis můžete následně upravit.

UPOZORNĚNÍ: Podle Zákona o DPH je vystavitel daňového dokladu o přijaté platbě povinen počítat částku základu a daně z ceny s daní, tj. metodou „shora“ (viz kapitola Legislativa), tj. částka základu a daně musí odpovídat poměru defi novaného aktuální výší sazby DPH. Při převzetí rozpisu výše zmíněným postupem jsou tedy ignorovány částky základu a daně na zálohové faktuře a tyto jsou znovu vypočteny v každé sazbě DPH z celkové ceny s daní (zálohové faktury) metodou „shora“ a mohou se tedy lišit od původních částek základu a daně na zálohové faktuře. Tento algoritmus se ovšem liší v případě, kdy jsou částky DPH nulové (zejména režim tzv. Přenesení daňové povinnosti). V tomto případě se přebírají pouze částky základu.

Poznámka: Rozdíl v částkách daně počítané „shora“ nebo „zdola“ nastává vlivem zaokrouhlování. Projevuje se v haléřových rozdílech při vyšších částkách. V našem příkladu zde rozdíl není. Ovšem např. při částce 1140 ve 14% sazbě dostáváme hodnoty základ/daň při výpočtu „zdola“1000/140, při výpočtu „shora“ ovšem 1000,01/139,99

V našem uvedeném příkladu bude tedy zaúčtování platby zálohy s použitím dalšího účtování o částce DPH jako závazku vůči plátci zálohy vypadat takto:

Bankovní doklad

MD	Dal	Částka
221	324	200
221	343	20
221	324	14
395	824	34 (další zaúčtování DPH)

Poznámka: Volba protiúčtu 395 (vnitřní zaúčtování) je věcí účetní jednotky.

Tento Bankovní doklad vytiskneme jako daňový (Tisk / Daňového dokladu) a zašleme odběrateli, aby si mohl nárokovat odpočet daně. Podle striktní dikce Zákona o DPH se v případě platby zálohy nemůže použít na vytištěném dokladu termín “datum zdanitelného plnění”, neboť tento pojem se nyní týká pouze zboží nebo služeb, ale musí zde být popis “datum platby”.

Tento údaj ovšem již na formuláři je, jedná se o skutečné datum připsání částky na náš účet a toto datum musí být rovno datu zdanitelného plnění v Money.

Poznámka: Pokud budete trvat na naprosto přesném kopírování terminologie Zákona o DPH, lehce tento popis napravíte úpravou formuláře pomocí Editoru formulářů tak, že popis “datum zdanitelného plnění” nahradíte popisem “datum platby” a ponecháte původní proměnnou “datum zdanitelného plnění”. Původní položku “datum platby” pak vymažete z formuláře i s popisem.

Vyúčtování zálohy - vyúčtovací faktura

Pořídíme vyúčtovací fakturu obvyklým způsobem, tj. se všemi položkami, které odběrateli fakturujeme, a provedeme přidání odpočtových položek pomocí volby Přidat / Odpočet zálohy. Ve výběrovém Seznamu nevypořádaných zálohových faktur vybereme příslušnou zálohovou fakturu resp. přímo příjmový doklad zálohy a potvrdíme.

Poznámka: V Seznamu nevypořádaných zálohových dokladů, který se nabízí po volbě Přidat / Odpočet zálohy, je i přepínač „Všechny zálohové doklady“. Po jeho zapnutí se zobrazí všechny, i vypořádané zálohové doklady. Tuto volbu použijete pro získání rychlého přehledu již vyúčtovaných záloh.

Program začne automaticky nabízet položky odpočtu zálohy podle toho, v kolika sazbách DPH byly provedeny úhrady zálohové faktury resp. zálohy. Na kartě položky odpočtu zálohy vidíte přehledně kolik v každé sazbě bylo na dokladu zálohy uhrazeno a kolik je již vyúčtováno.

V rozpisu sazeb “již vyúčtováno” není zohledněna právě editovaná položka. Tohoto lze ovšem dosáhnout zatržením přepínače „Celkem s aktuální položkou“.

Karta položky faktury

Program nedovolí zadat v příslušné sazbě DPH vyšší částku s daní, než je částka “již uhrazeno”.

Po uložení vyúčtovací faktury se provede její zaúčtování (způsob zaúčtování protizápisem ano/ne se přebírá z Nastavení účetního roku).

DŮLEŽITÉ: Z výše popsaných legislativních východisek (viz kapitola Legislativa) vychází i program Money S3. Na vyúčtovacích fakturách považuje za korektní, pokud jsou normální i odpočtové položky zadány se shodným typem ceny „bez DPH“ či „s DPH“. V těchto případech postupuje dle Zákona o DPH a výslednou daň počítá dle § 37 odst. 3. (z rozdílu základů nebo z rozdílu cen s daní). Z tohoto důvodu nejsou v těchto případech zobrazovány v záložkách „Plnění“ a „Odpočty“ částky, které jsou pro výpočet daně irelevantní. Podobně se chová program při tisku a zobrazování těchto hodnot v seznamech.

Pokud není dodržen princip shody typu ceny normálních i odpočtových položek, je uživatel na tuto situaci upozorněn v záhlaví faktury. Program v tomto případě počítá výslednou daň (a základ) jako prostý součet všech těchto hodnot z položek dokladu (odpočtové položky mají tyto hodnoty opačné, takže se de facto odčítají).

Poznámka: Toto upozornění ignorujte v případě režimu tzv. „Přenesení daňové povinnosti“

Faktura vystavená

Upozornění: Protože se u odpočtových položek počítá daň vždy dle zvoleného typu ceny (vesměs tedy „zdola“ či „shora“), může dojít k tomu, že odpočtené částky se liší od částek zadaných na daňových dokladech záloh. Tuto situaci je vždy možné řešit rozdělením položky odpočtu na dvě položky s typem ceny „jen základ“ a „jen DPH“, nebo i tak, že nepoužijete při úhradě zálohové faktury možnost převzít rozpis daně z této faktury, resp. přepíšete na jejím hradícím dokladu příslušné částky základu a daně.

Upozornění: Z výše popsaných důvodů zásadně nedoporučujeme používat nastavení pro zaokrouhlení dokladů pro bankovní, pokladní a interní doklady určené pro úhrady záloh. Pokud tyto typy dokladů potřebujete v určitých obchodních případech zaokrouhlovat, využijte aparátu Typů dokladů, kde můžete způsob zaokrouhlení nastavit rozdílně pro jednotlivé typy dokladů.

Upozornění: Poznamenejme, že z § 37 odst. 2) lze dovodit, že daň (DPH) z přijaté částky zálohy se počítá vždy „shora“, tj. z částky s daní. Pokud se tedy jedná o případ, kdy je cena této transakce dána smluvně jako bez daně, a dle § 37 odst. 3) je odpočet proveden z rozdílů základů a výpočet částky daně (DPH) z celkové částky s daní je odlišný pro výpočet ze základu („zdola“) a pro výpočet z celkové částky s daní („shora“) , zákonitě musí dojít, pokud není vyúčtovací faktura zaokrouhlena, v podvojném účetnictví k rozdílu (vesměs haléřovému) na účtech zaúčtování této faktury oproti zaúčtování zdaněné zálohy (zejména zálohové účty 324 resp. 314) . Je na účetní jednotce, jak tuto disproporci vyřeší.

Možné (legislativní) řešení: Odpočíst „zdola vhodnou“ částku a nevyúčtovat zálohu zcela a odpočet označit přepínačem jako “Konečný odpočet“. Případné nenulové zůstatky na zálohových účtech účetně vyřešit při uzávěrce roku.

Zaúčtování vyúčtovací faktury v našem příkladu, budeme-li předpokládat, že zálohová faktura byla vystavena v plné výši, bude vypadat tedy takto:

Faktura vydaná - vyúčtovací

MD	Dal	Částka
311	604	200	tržba
311	343	20
311	604	14
324	311	200	odpočet
343	311	20
343	311	14
824	395	34	další zaúčtování DPH

Nevyúčtované zálohy v cizí měně

Nevyúčtované zálohy je, podle názoru některých auditorů a daňových poradců, nutné považovat za závazky (přijaté zálohy), respektive pohledávky (zaplacené zálohy). V případě záloh v cizí měně se pak automaticky stávají tyto nevyúčtované zálohy předmětem přecenění.

Vzhledem k povaze problému není možné tuto činnost automatizovat. V následujícím textu uvádíme návrh vhodného postupu, je ovšem věcí každé účetní jednotky, jaký postup zvolí:

Přijaté, zaplacené a nevyúčtované zálohy v cizí měně jsou de facto bankovními či pokladními doklady v cizí měně a stav těchto bankovních účtů a pokladen v cizí měně je možné (a nutné) ke konci roku přecenit na kurz příslušných měn stanovený pro konec roku. Money S3 má tuto činnost aparát pro tvorbu tzv. bankovních a pokladních dokladů kurzového přecenění (viz Účetnictví / Závěrkové operace / Uzavření roku bod 1 Přecenit). Tímto krokem přeceníte v souladu s legislativou své zůstatky v cizích měnách.
Nevyúčtované zálohy, pokud jsou považovány za pohledávky, resp. závazky, jsou tímto krokem přeceněny také, což je ovšem zapotřebí účetně korigovat oproti účtům záloh (314 nebo 324). Pro každou měnu je zapotřebí zjistit množství nevyúčtovaných záloh v této měně (vydaných nebo přijatých) a pro každou měnu zaúčtovat kurzový rozdíl mezi zálohovými účty vydaných a přijatých záloh (314, 324) a účty kurzového zisku či ztráty (663, 563). Tímto krokem dosáhnete řádného účetního přecenění ke konci roku, a to jak bankovních účtů a pokladen, tak i zálohových účtů (v cizí měně). Toto přecenění je nutné provést pomocí interního dokladu ručně.
Při odpočtu nevyúčtovaných záloh v cizí měně ve vyúčtovacích fakturách v následujícím roce vám program automaticky nabídne případný kurzový rozdíl (samozřejmě v Kč), který vypočte z kurzu vyúčtovací faktury a z kurzu hradícího dokladu zálohy (banka, pokladna). Tento rozdíl je kalkulován z původního kurzu hradícího dokladu zálohy, který jste ovšem v předchozím kroku (bod 2) již přecenili na kurz nový. Je tedy nutné tento kurzový rozdíl (částka v nulové sazbě) upravit na vygenerovaném interním dokladu kurzového rozdílu ručně tak, aby odpovídal rozdílu kurzu vyúčtovací faktury oproti zadanému kurzu přecenění.

PŘÍKLAD:

DPH pro zjednodušení neuvažujeme, CM=EUR, DM=Kč

Částka v CM / Kurz / Částka v DM

MD / Dal Částka v DM

1) V r. 2011 je vystavena záloha

10 EUR / Kurz=10 / 100 Kč

2) Zaúčtujeme její plnou úhradu pokladnou, rovněž v kurzu k=10.

211 / 324 100 Kč

3) K 31. 12. 2011 se změní kurz eura na k=15.

Přecenění pokladen vygeneruje doklad kurzového rozdílu, zisk oproti primárnímu účtu pokladny v eurech.

211 / 663 50 Kč

4) Ručně pomocí interního dokladu přeceníme účet 324.

563 / 324 50 Kč

Tím se anuluje zisk vzniklý při přecenění pokladen (resp. nevyúčtovaných částek záloh v eurech) a na 324 zůstává závazek (již přeceněný) 150 Kč.

5) V r. 2012 je vystavena vyúčtovací faktura.

10 EUR / kurz=20 / 200 Kč

311 / 604

Money S3 vytvoří interní doklad kurzového rozdílu, kde jako výchozí kurz úhrady zálohy vezme kurz k=10 a vygeneruje interní doklad kurzové ztráty se zaúčtováním.

563/324 100 Kč

Částku tohoto dokladu je nutné ručně opravit na částku 50 Kč, protože 50 Kč již bylo zaúčtováno v bodu 4.