Rozdíly mezi podnikovým informačním systémem Money S4 a účetním programem Money S3
Money S3 je účetní program vhodný pro snadné vedení účetnictví nebo daňové evidence a navazujících modulů menších firem bez vyšších nároků na množství zpracovávaných dokladů. Tento typicky krabicový systém je možné instalovat a začít používat během jediného dne. Jeho typickým uživatelem je společnost maximálně s pěti PC a menšími nároky na množství pořizovaných dokladů - živnostník, menší společnost, účetní firma. Cena systému se pohybuje v průměru od 1 000 do 20 000 Kč.
Money S4 je podnikový informační systém pro společnosti, které očekávají vysokou míru přizpůsobivosti díky bohatým možnostem nastavení systému podle potřeb zákazníka, snadnou ovladatelnost po základním zaškolení a rychlou instalaci systému. Je velmi vhodný i pro společnosti, které očekávají vlastnosti velkých ERP systémů, ale v současné době si nemohou dovolit investici v řádech statisíců korun.
Mezi velké výhody patří nasazení celého řešení v řádu maximálně několika dnů a rychlé a bezpečné zpracování dat uložených v SQL databázi. Typickým uživatelem Money S4 je společnost používající do deseti PC se stovkami tisíc dokladů ročně. Cena Money S4 se pohybuje v průměru od 30 000 do 90 000 Kč.
Nové funkce a změny v ovládání
- Zrušení účetních roků – program eviduje pouze oddělené agendy, účetní období rozlišujete pomocí Účetní uzávěrky, která znemožní nepovolaným osobám v uzavřeném období udělat jakékoliv změny.
- Období platnosti číselných řad – odpadá nutnost zakládat s každým účetním rokem nové Číselné řady. Řada má definovanou exspiraci a může v každém z období používat jiný prefix a čítač.
- Detailní nastavení přístupových práv – Přístupová práva jsou určována prostřednictvím Uživatelských rolí, které se jednotlivým uživatelům přidělují. Role řeší přístup do agendy, modulu i jednotlivých seznamů a skupin, kde se dá individuálně zpřístupnit čtení, mazání, přidávání, opravy a zamykání záznamů i systém schvalování dokladů. Uživatel má tedy jasně definovaný rozsah zobrazovaných seznamů, jejich sloupců i detailních údajů na kartách, může mít zobrazené jen doklady příslušející k určitému středisku nebo agendě atd.
- Konfigurační údaje – v menu nenajdete Nastavení agendy, Nastavení účetního roku ani Uživatelské nastavení. Konfigurační údaje zadáváte přímo v těch částech programu, kterých se týkají:
- Vlastnosti, které se týkají celého systému nebo agendy, určíte v Průvodci nastavením programu.
- Nastavení seznamu, obecnou konfiguraci platnou pro celý seznam (kurzy, schvalování dokladů, kontrola duplicity apod.), jednoduše zobrazíte z pop-up menu vyvolaného na příslušné položce v Navigátoru.
- Nastavení skupiny je obdobou Uživatelské konfigurace – jedná se o detailní nastavení automaticky doplňovaných položek, textů a výpočtů a jiných funkcí na kartách seznamu. Otevřete ji pouhým poklepáním myší na názvu skupiny. Nastavení skupiny lze volitelně předávat do nižší úrovně stromečkové struktury skupin nebo přebírat z vyšší úrovně.
- Konfigurace všech seznamů i skupin se dá také editovat hromadně na kartě Nastavení seznamů a skupin.
- Pop-up menu – po stisku pravého tlačítka myši program nabídne přehled funkcí, které na příslušném místě lze použít. Pop-up menu často obsahuje i funkce, které nenajdete na nástrojové liště nebo které byste v menu museli složitě vyhledávat (příkladem je již zmíněné Nastavení seznamu). Nabídka se liší podle místa, ve kterém jste jej vyvolali – jiné možnosti nabízí v záhlaví sloupce seznamu a jiné na položkách seznamu apod.
- Nové položky hlavního menu – v Hlavním menu programu přibyly Seznamy, Ceníky a Administrace. Seznamy znáte jako submenu v nabídce Nástroje Money S3 a Administrace sdružuje nové funkce s některými funkcemi, které v Money S3 obsahuje Nastavení (přístupová práva, automatické akce) a Agenda (výměna dat, zálohování). Ceníky jsou nově oddělené od Skladů.
- Seznamy – přehled všech pomocných seznamů je nově členěný do skupin a nabízí řadu nových položek: Připojené dokumenty, Jednotky, Veličiny, Způsob platby, Způsob dopravy, Kraje, Regiony, Bankovní poplatky, Platební tituly, Registraci k DPH, Zaokrouhlení (lze definovat i nestandardní způsob zaokrouhlování, např. na "baťovské" ceny zakončené číslicí 9), Sazby DPH (s určeným obdobím platnosti) atd.
- Práva uživatele – uživatel si v menu může Zobrazit práva uživatele, tj. zjistit, které části programu má vzhledem k přístupovým právům dostupné.
Práce se seznamem
- Skupiny seznamu – přehled skupin každého seznamu je v Money S4 umístěn pod Navigátorem a skupiny lze strukturovat do libovolného množství podřízených úrovní (stromečková struktura). Pracujete s nimi pomocí pop-up menu a na jejich kartách zadáváte veškeré údaje, které chcete automaticky dosazovat do položek seznamu – v podstatě jde o kombinaci Uživatelské konfigurace a Typů dokladů z Money S3.
- Zobrazení detailů – pod seznamem lze zobrazovat Detaily k položce pod kurzorem, tj. needitovatelný přehled nejdůležitějších údajů o kartě včetně historie akcí a připojených dokumentů.
- Filtry – jsou v Money S4 zcela nové. K tzv. Jednoduchým filtrům, které znáte z Money S3, byla pro náročnější uživatele přidána možnost individuálně definovat podmínky a vztah mezi nimi (a zároveň/nebo) v Pokročilých filtrech. Filtry se vztahují vždy k agendě a lze je pomocí stromečkové struktury členit do logických skupin, jejichž výběrem a vhodnou kombinací dokážete filtrovat i velmi úzký okruh položek.
- Tiskový náhled a export – pro pohodlnější tvorbu tiskových sestav je v každém seznamu i tlačítko pro Náhled, které otevře sestavu přímo v režimu náhledu. S náhledem se dá dále pracovat – můžete v něm vyhledávat údaje či změnit pozadí, navíc jej lze exportovat do libovolného formátu elektronického dokumentu, poslat e-mailem a samozřejmě i vytisknout s možností vybrat si tiskárnu.
- Práce se seznamy – je v Money S4 zcela nová, především práce se sloupci seznamu:
- Buňka – označit se dá nejen celý záznam (řádek seznamu), ale i jeho konkrétní položka. Označená buňka je v rámci řádku odlišena barevně, lze ji kopírovat nebo nahradit a je možné podle ní vyhledat podobný záznam.
- Rychlé hledání – funkce využívá možnosti označení buňky. Na klávesnici stačí zapsat počáteční znaky textu, který chcete ve sloupci, v němž je označená buňka, najít. Aktivujete tak filtr, který omezí seznam na záznamy začínající hledaným textem. Přesunete-li kurzor do jiné buňky a použijete-li klávesovou zkratku Ctrl + G, spustíte funkci rychlého vyhledávání pro další sloupec.
- Vyhledat identickou buňku – lze pomocí klávesové zkratky Ctrl + H, obsah aktivní buňky můžete pomocí zkratky Ctrl + C kopírovat.
- Fulltextové hledání – spustíte tlačítkem Hledat. Text se tak dá hledat napříč celým seznamem (ve všech nebo ve vybraných sloupcích), a to nejen jako počáteční znaky buňky (text jimi může končit nebo je obsahovat).
- Zobrazit horizontální posuvník – v případě, že zobrazení posuvníku zakážete, vidíte v seznamech vždy všechny sloupce bez ohledu na jejich počet.
- Zamykání sloupců – dá se zamknout poloha libovolného počtu sloupců na levé straně seznamu. Tato funkce je výhodná především v případě, kdy používáte horizontální posuvník – zamknuté sloupce zůstávají na místě, posouváte pouze odemknuté.
- Třídění sloupců – poklepáním na záhlaví sloupce seznam podle tohoto sloupce setřídíte (aniž byste měnili polohu sloupce), prostřednictvím klávesy Shift lze třídění rozšířit i na další sloupce.
- Uživatelské sloupce – v seznamech lze přidávat vlastní Uživatelské sloupce, které slouží k evidenci údajů, jež program ve své základní podobě neobsahuje. Uživatelské proměnné ve zvolené podobě (text, datum, číslo, logická hodnota) pak obsahuje každá karta seznamu a dá se podle nich filtrovat, třídit i vyhledávat.
- Označení záznamů – označení lze invertovat klávesou * na numerické klávesnici a nová je i možnost označit všechny záznamy v seznamu klávesou +.
- Součet – ve sloupci, který obsahuje číselné hodnoty (finanční částky), pomocí tlačítka Součet zjistíte rychlou statistiku: průměrnou, maximální a minimální cenu a celkový součet částek ve sloupci. Tyto údaje se týkají vždy jen zobrazených položek, funkce je tedy výhodná v souvislosti s filtrováním.
Práce s kartou
- Rychlé doplnění kolonky – začnete-li vypisovat pole, které jde doplnit výběrem ze seznamu (je u něj tlačítko „tři tečky“), program rozbalí roletovou nabídku s prvními deseti položkami výběrového seznamu, které vyhovují zadanému textu.
- Kontrola na internetu – některá pole mají název zapsaný v podobě internetového odkazu. Poklepáním na něj otevřete Internet Explorer na stránce, na které můžete provést kontrolu zadaného údaje – např. na Adresní kartě se poklepáním na Název nebo IČ dostanete na informační systém ministerstva financí Ares, adresu Ulice si můžete vyhledat na mapě aj.
- Připojení dokumentu – lze uskutečnit přímo na editované kartě.
Doklady
- Kopírování – oproti Money S3 se při kopírování dokladu přenesou do nového dokladu přesně všechny údaje z původního, bez ohledu na druh dokladu. Pro uživatele, kteří byli zvyklí si usnadnit práci s vyplňováním opakovaných údajů pomocí kopírování, je v tomto systému výhodnější používat nastavení ve Skupinách.
- Rozúčtování položek – položky již nerozlišujete jako Normální a Rozúčtovací, ale na každé položce si vyberete, zda ji budete účtovat pomocí Předkontace, nebo ji rozúčtujete na strany MD a D.
- Kurzový rozdíl je součástí úhrady – program tedy při úhradách dokladů v cizích měnách nevytváří interní doklady na kurzové rozdíly.
- Informace o platbách dokladu – karty dokladů obsahují vedle seznamu položek i záložky se Zaúčtováním, Úhradami a Odpočty záloh. Tyto údaje se zobrazí také v režimu Detailů k položce v seznamu dokladů.
- Stav bankovních účtů a pokladen – na každém dokladu si u kolonky Bankovní účet nebo Pokladna můžete zobrazit kartu vybrané pokladny nebo bankovního účtu a v záložce Stav zde najdete informaci o aktuálním stavu financí.
- Zálohové doklady – v Money S4 se zálohové doklady neúčtují.
Účetnictví
- Možnost přímého zadání účtů MD/D bez nutnosti zakládat předkontace.
- Předkontace obsahují seznam položek zaúčtování – na těchto položkách definujete dvojici účtů MD, D a vybíráte typ ceny (základy a daně podle sazeb DPH, celková částka). Každá Předkontace tedy obsahuje pouze potřebný počet účtů a současně je možné podle potřeby definovat libovolné další zaúčtování.
- Konta DPH – seznam DPH obsahuje řadu dalších informací o registraci, období platnosti a aktuálním stavu konta (celkové příjmy, výdaje, zůstatek aj.).
- Přímý import kurzovních lístků – program využívá schopnosti České národní banky a Živnostenské banky přímo do účetnictví importovat Kurzovní lístky, a to i pro cizí měny. Lze evidovat i křížové kurzy cizích měn a denominace.
- Bankovní výpisy – Bankovní doklady byly nahrazeny Bankovními výpisy, které umožňují evidovat příjmy i výdaje na jednom dokladu a které se dají načítat prostřednictvím homebankingu přímo z banky.
- Pohledávky a závazky – nabídka obsahuje samostatné seznamy Přijatých záloh a Poskytnutých záloh, saldo partnerských firem zjistíte v seznamu Pohledávek a Závazků a přímou volbou lze vytvářet Vzájemné zápočty.
- Hierarchické členění kontrolingu – Střediska, Zakázky a Činnosti se nově dají členit do stromečkové struktury. Volitelně pak lze vyhodnocovat údaje pro každý záznam zvlášť, pro záznam a všechny jeho podřízené záznamy, nebo pouze pro podřízené záznamy atd.
Fakturace
- Zálohové faktury – v samostatných seznamech evidujete Zálohové faktury vydané a Zálohové faktury přijaté.
- Výběr zboží do položky – přidáváte-li na doklad novou položku výběrem, lze ji volitelně vybrat ze skladu, katalogu nebo ceníku.
- Tisková sestava o přehledu prodeje – poskytne okamžitou informaci o prodeji zboží konkrétnímu odběrateli nebo skupině odběratelů s možností vymezit časový úsek, druh pohybu, sklad aj.
Adresář
- Systém nadřazených firem – každé Adresní kartě lze přiřadit Nadřazenou firmu. Můžete tak vytvořit např. strukturu poboček, které se dají vyhodnocovat samostatně nebo jako jeden celek.
- Regionální členění – díky zeměpisným seznamům lze zpracovat obchodní výsledky podle krajů nebo regionů.
- Obchod – partnerům můžete v záložce Obchod nastavit řadu obchodních podmínek – způsob výběru ceny, primární účty pro pohledávky, závazky a zálohy, splatnost, slevy, ceníky, cenové hladiny atd.
Majetek
- Vlastní definice odpisových plánů – odepisování majetku je možné definovat individuálně (např. pro zahraniční legislativu) a následně použít automatickou tvorbu odpisových plánů s možností hromadné tvorby pohybů a jejich zaúčtování.
Sklady
- Katalog – základem skladů je Katalog, přehledná evidence všech produktů a služeb, se kterými firma pracuje (materiál, zboží, výrobky, obaly, služby, výkony, poplatky apod.). Katalogová karta obsahuje veškeré informace o produktu a skladové karty se vytvářejí výběrem z katalogu – je tak ošetřeno duplicitní zadávání skladových zásob.
- Rozměry – k položkám katalogu lze přiřazovat libovolné rozměry (délku, hmotnost, objem) a další uživatelsky definované parametry a dále s nimi pracovat.
- Evidence partnerů – v samostatných záložkách dodavatelů a odběratelů se u položky katalogu zaznamenávají individuální dodací podmínky pro jednotlivé partnery a specifické dodavatelské a odběratelské kódy a názvy.
- Náklady – při příjmu vstupuje do ceny zásob kromě vlastní ceny pořízení (nákupní cena) také hodnota nákladů, které souvisejí s pořízením zásob (doprava, další poplatky, cla atd.).
Ceníky
- Samostatná evidence – ceníky se evidují odděleně od skladů. Definují se jako odběratelské nebo dodavatelské.
- Tvorba ceníků – strukturu nového ceníku je možné přebrat ze skladu, katalogu nebo jiného ceníku. Jednoduchou změnou parametrů lze ze stávajících ceníků vytvořit sezónní nebo akční ceníky s vymezenou dobou platnosti a také lze ceníky digitálně načítat.
- Tvorba cen – při konstrukci cen v ceníku se dá vyjít z nákupní nebo skladové ceny, případně z ceny téže položky v jiném ceníku, a pouze zadat změnu (přirážku nebo slevu v procentech, násobení koeficientem, přičtení či odečtení hodnoty apod.).
- Cenové hladiny – výpočet ceny pro cenové hladiny na položce ceníku se může odvíjet od základní ceny této položky, nebo od libovolné ceny v jakémkoliv jiném ceníku.
- Synchronizace – kdykoliv lze synchronizovat strukturu nebo ceny ceníku podle zdrojového vzoru (jiného ceníku, skladu nebo katalogu).
