Řešení pro manažerská rozhodnutí v ERP Money S5

Mnoho společností dnes archivuje obrovská množství obchodních dat. Jejich pořízení v informačních systémech je jednoduché, programy samy generují tisíce kilobytů dat o prodeji, obratu či objednávkách. I když se to občas nezdá, není v lidských silách prohlížet ani kratší tabulky s několika stovkami záznamů. Data nestačí vlastnit, je nutné se na ně umět i správným způsobem podívat.

Zobrazení analýzy - HC screeny

Rozdíl v obratech prodejen v roce 2008. Jednotlivé proměnné jsme rychle přetáhli do analýzy ze záhlaví.

Money S5 proto umí oboje. Kromě automatizovaných procesů pro vyřizování objednávek a dalších obchodních úkonů, tedy vytváření informací, obsahuje i modul pro jejich zpracování a manažerské rozhodování: Business Intelligence. S jeho pomocí lze vytvářet libovolné náhledy na obchodní data, analyzovat je a na základě těchto výsledků optimalizovat výkonnost podniku.

Business Intelligence – všestranný pomocník

Business Intelligence

Popis architektury modulu Business Intelligence

Business Intelligence je robustní modul, který naplňuje veškeré představy o moderních informačních systémech – umožní svým uživatelům prohlídnout si své firemní statistiky z trochu jiného úhlu pohledu, než bývá běžné. Kvalitní ERP řešení by mělo přece umět něco víc, než jen data zpracovat! Manažeři dnes musí mít v rukou kvalitně zobrazená data: souhrny mnoha různých ukazatelů, statistiky prodeje rozčleněné podle parametrů, náhled na složité mnohofaktorové matice ve zjednodušené podobě, zobrazení vybraných informací v mnoha různých kontextech, porovnání s dalšími daty atd. Jen tak lze mít dobrý přehled o skutečném stavu společnosti s velkým množstvím účetních a jiných záznamů. Co by ještě před deseti lety počítalo několik ekonomů mnoho dní, lze dnes pořídit s průměrným technickým vybavením a bez technických znalostí v řádu hodin – a při využití předem počítaných datových kostek OLAP se čas počítá už jen na vteřiny či minuty.

Modul Business Intelligence se navíc nemusí využívat jen pro analýzu dat z Money S5, ale je vhodný i k vytváření řezů libovolnými daty. Základem architektury je množina Datových zdrojů a množina Analýz. Datový zdroj určuje data, která vstupují do analýzy, jejich vlastnosti či způsob zobrazení, analýza pak poskytuje pohled na data z vybraného datového zdroje.

Výhodou je, že Business Intelligence integruje veškeré informace do jediného ohniska. Porovná například údaje o prodeji vaší společnosti s importovanými statistikami celého odvětví či údaji z minulého roku. Uvidíte tak veškerá data současně na jednom místě, což značně zjednoduší vaši orientaci a strategické rozhodnutí.

Dva režimy práce

Zobrazení analýzy - HC screeny

Oproti prvnímu grafu jsme přetáhli proměnnou „rok“ ze sloupců do řádků a označili jiné buňky. Během jedné vteřiny tak srovnáváme obrat jen jedné z prodejen v různých letech

Business Intelligence podporuje dva režimy práce v závislosti na zvoleném datovém zdroji. Modul zaprvé může on-line analyzovat obchodní, ekonomická či skladová data přímo z Money S5. Velkou výhodou tohoto postupu je možnost podívat se přímo na zdrojová data analýzy – pouhým poklepáním na konečný výpočet se zobrazí všechny jeho podklady a vy tak ihned zjistíte, proč vám právě v tomto případě vyšly zrovna takové údaje.

Druhý postup je vhodný pro velké množství záznamů (desetitisíce, statisíce a více), jejichž přímé zpracování by zabralo příliš mnoho času. Pokud nepožadujete analýzu ihned, stačí nechat prostřednictvím funkce Report services vytvořit datovou kostku OLAP, která bude sloužit jako datový zdroj. Můžete tak například nechat přes noc vytvořit podklady a druhý den máte libovolnou požadovanou analýzu hotovou během pár okamžiků.

Příklad: tvorba analýzy v sedmi krocích

V Money S5 máte mnoho pořízených dat, se kterými si nemusíte vždy vědět rady. Chcete zjistit údaje, které při pouhém pohledu na seznam a využití běžných funkcí (filtrace, počítané sloupce aj.) nelze jakkoliv získat.

  1. V závislosti na velikosti zdrojových dat necháte vytvořit OLAP kostku, nebo začnete ihned pracovat přímo s databází Money S5 (případně použijete jiný datový zdroj). Při použití OLAP kostky trvá i ta nejnáročnější analýza jen několik okamžiků. Hlavní výhodou je tedy rychlost práce s modulem i při obrovském množství zpracovávaných dat. Pokud vytváříte analýzu přímo z databáze Money S5, budete se moci podívat na zdrojová data každého údaje analýzy. Výhodou je tedy interaktivita modulu, ale postup je použitelný spíše při menším množství informací.
  2. Z těchto datových zdrojů vyberete konkrétní proměnné, seskupíte je do dimenzí, určíte závislé a nezávislé proměnné a provedete další nastavení.
  3. Výsledkem je přehledná „pivot“ tabulka, ve které vidíte přepočítané údaje, rozdělené podle vašich představ. Už zde je k dispozici mnoho nových informací.
  4. Nyní můžete vytvořit různé meziřádkové či mezisloupcové součty, výpočty odchylek či jiných údajů.
  5. Nedílnou součástí analýzy je grafický výstup. Nastavíte proto vzhled grafu (sloupcový, křivkový, koláčový atd.), zdroje dat z „pivot“ tabulky a necháte jej vykreslit.
  6. Tabulky či jednotlivé součty můžete jediným stiskem tlačítka exportovat do Excelu, kopírovat a použít třeba do souhrnných hlášení či různých výkazů.
  7. A je hotovo! Podklady pro nejbližší obchodní jednání máte v ruce.

Zobrazení zdrojových dokladů z on-line analýzy

Zobrazení analýzy - HC screeny

1. Ve Zobrazení analýzy nás zajímá, proč v únoru 2009 Bratislava vytvořila obrat 1 589 946 Kč.

Detail buňky

2. Poklepáním na příslušnou buňku zobrazíme seznam dokladů. Překvapí nás částka za software.

Faktura vydaná - karta

3. Dalším poklepáním otevřeme požadovanou fakturu. Můžeme si otevřít jednotlivé položky nebo zobrazit, kdo ji pořídil

Z praxe: příklady využití modulu Business Intelligence

Příkladem uživatele modulu Business Intelligence z praxe je třeba větší obchodní síť s několika pobočkami a mnoha obchodníky, kteří prodávají několik typů zboží. Manažer společnosti chce pochopitelně splnit následující podmínky, které maximalizují zisk:

  • Každá pobočka, divize i jednotlivý obchodník musí prodat co největší množství zboží, a to za optimální cenu.
  • Je nutné nakoupit právě tolik zboží, a navíc ještě právě do té divize, kde se prodá, aby zbytečně nevzrůstaly skladovací náklady.
  • Zaměřit marketingové aktivity na ty správné produkty, u kterých se prokázal dobrý potenciál prodeje.

Je evidentní, že do procesu zasahují různé proměnné, které ztěžují optimalizaci celého procesu. Aby mohlo vzniknout dobré rozhodnutí, je nutné znát následující faktory:

  • ziskovost jednotlivých poboček a divizí, jejich obrat, a to i po konkrétních produktech;
  • přesnou úspěšnost jednotlivých obchodníků, aby je bylo možné vhodně motivovat prostřednictvím odměn;
  • obrátkovost nákupu a prodeje, aby se na jejich základě dala určit velikost nákupu;
  • obrátkovost konkrétního zboží v závislosti na dnu v týdnu a ročním období – některé produkty mohou být čistě sezónní;
  • efektivitu marketingových aktivit, aby bylo možné rozhodnout se, zda je v příštím období zopakovat;
  • výši prodejní ceny, která v minulosti přinesla nejvyšší souhrnný zisk.

Je jasné, že všechny tyto údaje nelze zjistit pohledem do běžných statistik prodeje, nákupu, dodávek a dalších dat o skladových pohybech. Přestože dobrý obchodník má hrubý přehled o prodejnosti svého zboží a úspěšnosti svých obchodníků a poboček, běžnou filtrací a úpravou dat není možné takto složitý model obchodního procesu vytvořit a komplexní informace zjistit. Přitom ke kvalitnímu rozhodnutí zpravidla stačí pět až sedm analýz, z nichž každá obsahuje jen omezené množství čísel. Procházet dlouhé seznamy účetních výpisů je práce účetních, ne manažera. V tomto okamžiku proto nastupuje modul Business Intelligence.

Co ukáže výsledná analýza v Business Intelligence

Vytvoříme statistiku skladových pohybů a prodejnosti se souhrnnými částkami. Hned vidíme, jaké množství produktů se prodalo, který obchodník to byl, a jak vysoké jsou souhrnné obraty jednotlivých poboček a divizí. Také vidíme, kolik kusů kterého zboží muselo být vyřazeno ze skladu kvůli překročení doby exspirace. Pokud pracujeme on-line s daty Money S5, můžeme se podívat i na zdrojové záznamy a hned tak zjistit i konkrétní důvody, proč nám vyšla právě takováto čísla.

Díky tomu zjistíme, na které produkty se má zaměřit marketing, které obchodníky je dobré odměnit, a kteří mají naopak určité rezervy – totéž platí i pro jednotlivé pobočky a jejich divize. Konkrétní důvod jejich úspěchu či neúspěchu je pak samozřejmě širší otázkou pro manažera.

Díky sezónním změnám v prodejnosti jednotlivých produktů také můžeme ovlivnit jejich nákup na sklad a optimalizovat tak velikost skladových zásob v různých obdobích. Podobným způsobem je možné vyhodnotit i úspěšnost marketingových aktivit (srovnání „před“ a „po“, případně stejný měsíc v tomto a v minulém roce) a v případě úspěchu je v budoucnu zopakovat i u jiných produktů.

Další oblasti využití modulu Business Intelligence

  • Společnost s rozsáhlým e-shopem – je nezbytně nutné pečlivě sledovat chování návštěvníků e-shopu, aby jej bylo možné optimalizovat a určit preferované produkty a velikost objednávek v závislosti na velikosti skladů. Business Intelligence pomáhá integrovat údaje o objednávkách B2B i B2C e-shopu, doby skladování jednotlivých produktů a údajů o chování klientů (například z programu typu Google Analytics apod.) a z nich teprve vyhodnotit odpovídající závěry. Ukazuje se, že díky Business Intelligence je možné popsaným způsobem zkrátit obrátkovost zásob až o 85 %.
  • Účetní a ekonomicko-poradenská společnost – ekonom se statistickým vzděláním dokáže prostřednictvím modulu Business Intelligence vytvořit pokročilé modely a návrhy optimalizace současných procesů. Ty jsou u zákazníků poradenských společností vysoce ceněné.
  • Výrobní společnost – na rozdíl od obchodních společností je ve výrobním sektoru nutné sledovat i samotné výrobní procesy. Tedy nejen spotřebu materiálu a surovin pro výrobu, ale také náklady na odpad či výnosnost různých postupů a navíc ještě výhodnost využití služeb třetí strany při distribuci. Ekonomický model se často stává natolik složitým, že bez používání Business Intelligence je občas lepší řídit se odhadem než děravými argumenty.
  • Marketing – při sledování úspěšnosti marketingových aktivit vznikají velmi složité statistické modely. Záplava obchodních, ekonomických a marketingových dat bývá natolik rozsáhlá a provázaná, že jakýkoliv řez těmito informacemi je velmi obtížný. V tomto úkolu může proto pomoci Business Intelligence, které všechny jednotlivé zdroje vezme v potaz současně. Dobrým nastavením analýz lze vytvořit relativně přesné odhady efektivity marketingového mixu společnosti.

Případová studie: PARAMIT, s.r.o.

Společnost PARAMIT, s.r.o., se zabývá prodejem dárkových a dekorativních předmětů na českém trhu. V posledních letech velmi úspěšně distribuuje bytové doplňky, sklo, keramiku, porcelán i umělé květiny prostřednictvím svého e-shopu do maloobchodní i velkoobchodní sítě stejně, jako koncovým zákazníkům. Veškeré produkty pocházejí od stálých dodavatelů z Německa a Číny, což výrazně zjednodušuje analýzu možného výnosu. I tak ale společnost používá modul Business Intelligence – řízení celého obchodního procesu by bez něj bylo velmi obtížné.

„Na Business Intelligence nedám dopustit,“ vypráví Ing. Václav Kubičný, jednatel společnosti. „Money S5 jsme používali už nějakou dobu. Zjistili jsme ale, že už prostě není možné se ve všech složitých informacích pořádně zorientovat. Chtěli jsme ještě lépe optimalizovat naše obchodní procesy, ale bez kvalitních dat by se jednalo jen o hrubé odhady. Proto jsme nechali náš systém rozšířit o modul Business Intelligence. Je až neuvěřitelné, co všechno nyní dokážu ze systému zjistit. S Business Intelligence doslova tahám eso z rukávu.“

Díky Business Intelligence získal management společnosti PARAMIT rychlý přehled o potřebách zákazníků, obratu skladových zásob i jejich aktuálním stavu. Celý obchodní proces lze jednoduše optimalizovat díky jeho detailní znalosti a možnosti tvorby prognóz. Úzká návaznost na další moduly z oblasti ekonomiky, obchodu a CRM činí z Money S5 s modulem Business Intelligence skutečně velmi účinný nástroj.

Více informací v PDF:

Název a popis

Business Intelligence

Dokumentace modulu Money S5 Business Intelligence.

Řešení pro manažerské rozhodování

Branžové řešení: Ta nejlepší manažerská rozhodnutí se systémem Money S5.

 

Na této stránce:

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    Máte zájem o Money S5?

    Ozveme se vám zpět!

    Vaše jméno*

    Společnost

    E-mail*

    Telefon

    Zpráva


    Další branžová řešení:

    Tento web používá k poskytování služeb a analýze návštěvnosti soubory cookie. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte. Více informací

    The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

    Close