Moduly ERP Money S5: Document Management System

    Modul DMS (Document management systém) je nástroj určený pro evidenci dokumentů přímo v ERP Money S5. Umožňuje připojení dokumentu k libovolnému záznamu včetně automatického zařazení dokumentu do složky, přiřazení kontrolingových proměnných a adresy. Dokumenty lze organizovat do složek, ke kterým se dá definovat uživatelské oprávnění (zápisu, čtení či znemožnění přístupu). Dokumenty lze vzájemně provázat nebo vytvářet jejich další verze včetně historie verzí s popisem. Požadované dokumenty lze komfortním způsobem vyhledávat pomocí zadaných kritérií a fulltextového hledání.

    Document Management System

    Hlavní strana modulu DMS předkládá uživateli hlavní statistické informace o dokumentech na serveru a nabízí možnost vyhledávání řadou alternativních způsobů.

    Modul je určený…

    • Pro firmy, které vždy chtějí rychle najít správný dokument v aktuální verzi.
    • Pro firmy, které chtějí znát historii dokumentu od jeho vzniku po současnost.
    • Pro firmy, kterým se „ztrácí“ papírové dokumenty, nebo je skladují na hůře dostupném místě (externí sklad, trezor).
    • Pro firmy, které potřebují řídit přístupová práva k dokumentům.
    • Pro firmy, které chtějí provázat dokumenty mezi sebou.
    • Pro firmy, které potřebují dokumenty propojit s libovolným záznamem ERP systémů Money (firma, středisko, zakázka, položka katalogu, karta zaměstnance atd.).

     

    Základní funkce modulu

    Document Management System je plně integrovaný do systému, umožňuje obdobné nastavení a propojení s jinými funkcemi, jako všechny další moduly ERP Money. Lze dokonce nastavit, odkud ze systému je možné do modulu přistupovat (objekty, ve kterých mají být funkce DMS přístupné), a na těchto jednotlivých objektech lze nastavit skupiny a dokumentové klíče, ke kterým bude dokument přiřazený.

    Objekty, ve kterých nají být funkce modulu DMS přístupné, se dají uživatelsky definovat.

    Nastavení skupin a dokumentových klíčů, kterým bude dokument přiřazený.

    Uživatel s přístupovými právy si může neomezeně vytvářet složky či skupiny dokumentů s definovatelnými vlastnostmi chování vkládaných dokumentů.

    Přístupová práva ke složkám se nastavují prostřednictvím uživatelských rolí a práv na složky. Samozřejmostí je přebírání práv z nadřízených složek nebo vnucení práv podřízeným složkám tak, jako je tomu v běžném souborovém systému.

    Nastavení skupiny – přístupová práva a další.

    Modul DMS je připravený pro zpracování dokumentů digitalizovaných v dokumentovém scanneru. Naskenovaný dokument (např. přijatá faktura) se označí čárovým kódem. Při pozdější editaci přijaté faktury v Money stačí ruční čtečkou sejmout čárový kód ze zpracovávaného dokumentu – Money jej automaticky dohledá, připojí k záznamu přijaté faktury a vloží do SQL databáze dokumentů.  Dokumenty se ukládají do samostatné SQL databáze, nijak tedy nezpomalují běžný chod a funkce Money.

     

    Příklady použití modulu

    Modul umí využívat práci různých skenerů a spolupracuje s různými typy souvisejících programů.

    Standardní skener
    (multifunkční zařízení)

    Dokumenty se skenují v běžném skeneru nebo multifunkčním zařízení. Software dodávaný ke skeneru (např. skenery značek Hewlett Packard, Canon) opticky rozpozná znaky, převede tištěný text do prohledávatelného PDF dokumentu (OCR) a dokument pak uloží do složky.

    Modul DMS uložené dokumenty automaticky importuje do dokumentové databáze systému Money a zpřístupní je v definované složce jako „nezatříděné dokumenty“. Uživatel v systému Money provede přímo z DMS jejich přiřazení ke vhodným záznamům (firma, přijatá faktura, zakázka, poptávka apod.).

    Text z původního dokumentu, který byl převeden z obrazu (OCR) se uloží jako PDF, indexuje a uloží také do databáze. U těchto dokumentů pak můžeme využít velmi užitečnou funkci hledání v obsahu dokumentů pomocí funkce fulltextového vyhledávání. Funkce fulltextového vyhledávání jsou přístupné od edice MS SQL Server Express with Advanced Services a vyšší.

    Dokumentový skener
    a aplikace KOFAX express

    Modul DMS je připravený pro zpracování dokumentů digitalizovaných ve speciálním dokumentovém skeneru – lepší kvalita a s tím lepší úspěšnost při převodu na text (OCR / prohledávatelné PDF).

    Zároveň může být naskenovaný dokument (např. přijatá faktura) označený čárovým kódem, který skener rozpozná a kód uloží spolu s dokumentem. Při editaci přijaté faktury v Money uživatel sejme ruční čtečkou čárový kód ze zpracovávaného dokumentu a program jej automaticky dohledá, připojí k záznamu přijaté faktury a vloží do SQL databáze dokumentů.

    Dokumenty se ukládají do samostatné SQL databáze a nezpomalují chod ani funkce systému Money.

    Tento způsob použití také umožňuje vytěžit informace z tištěného textu do prohledávatelného PDF dokumentu (OCR), popsané v předchozím odstavci.

     

    Přínos modulu pro uživatele

    • Digitalizované dokumenty v SQL databázi jsou dostupné jen oprávněným uživatelům.
    • Dokumenty se přestanou „ztrácet“.
    • Uživatelé mají okamžitý přístup k dokumentům, které jsou fyzicky v „zamčené“ kanceláři.
    • Modul plně integrovaný do Money využívá všechny jeho standardní nástroje a funkce ERP systému.
    • Dokumenty jsou přehledně organizované do složek.
    • Mezi dokumenty lze vytvořit vazby.
    • Jednotlivým uživatelům se pomocí uživatelských rolí a práv dá definovat oprávnění ke složkám.
    • V dokumentech je možné fulltextově vyhledávat.
    • V evidenci se vedou všechny historické verze dokumentů.
    • Modul umožňuje agregaci dokumentů podle Adresy, Střediska, Činnosti nebo Zakázky (např. u zakázky jsou zobrazené nejen dokumenty vztahující se přímo k zakázce, ale např. i veškeré faktury svázané s touto zakázkou).

    Máte zájem o Money S5?

    Ozveme se vám zpět!

    Vaše jméno*

    Společnost

    E-mail*

    Telefon

    Zpráva


    Další moduly:

    Tento web používá k poskytování služeb a analýze návštěvnosti soubory cookie. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte. Více informací

    The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

    Close