Nejlepší zkušenosti s Money S3: Přebírání dat mezi doklady a rychlé vyřizování objednávek

Účetní program Money S3 v sobě zahrnuje širokou paletu nadstandardních funkcí, které mnohdy nenajdete ani v řádově dražších informačních systémech. Řada těchto funkcí je jednoduchá na obsluhu a velmi snadno dostupná a nastavitelná. Pokud však nevíte, kde hledat a jak je použít, nemusíte ani tušit, že některou funkci Money S3 vůbec umí. Seriál návodů „Nejlepší zkušenosti s Money S3“ se zaměřuje právě na funkce, které možná nevidíte na první pohled, avšak jejich používání vám může ušetřit spoustu času a peněz nebo získat konkurenční výhodu.

Přebírání dat mezi doklady a rychlé vyřizování objednávek

Jak přebírat data mezi doklady a usnadnit si jejich vyřizování

V dnešním dílu Money S3: Nejlepší zkušenosti si ukážeme funkce, díky kterým můžete přenášet data z jednoho dokladu do druhého a výrazně si tak ulehčit práci, například při vyřizování poptávek a objednávek.

Představte si dvě typické situace: zákazník se vám ozve a poptává zboží s tím, že chce nabídku poslat e-mailem. Vy jeho poptávku obratem zavedete do systému, několika kliknutími z ní vystavíte nabídku a tu mu ve formě PDF zašlete e-mailem rovnou z Money S3. Za několik dní se zákazník objeví u vás v prodejně a nabízené zboží chce koupit. Opět s pomocí funkce přebírání dokladů do několika vteřin předáváte hotový daňový doklad. Druhá situace: máte e-shop a každý den začínáte tím, že vyřizujete objednávky, které jste dostali od předešlého večera a noci nebo za celý víkend. S přebíráním dokladů je to maličkost a za několik minut máte všechny doklady přehledně vyřízené. Přitom jste nemuseli nic ručně přepisovat.

Přebírání dokladů z objednávky či poptávky do faktury

Nyní si celou situaci ukážeme prakticky. Zákazník zavolá a vy vystavíte nabídku na zboží. Lze samozřejmě začít i přijatou poptávkou, záleží jen na tom, jaký proces zpracování obchodního případu preferujete. Vždy však platí, že údaje o zákazníkovi a zboží vkládáte pouze jednou, na začátku celé transakce.

 

prebirani1

Vystavená nabídka

Takto vystavená nabídka je ihned odeslaná zákazníkovi pomoci funkce Mail (PDF). Nabídka se mu zamlouvá a přichází si zboží osobně převzít. Vystavíte mu tedy fakturu s platbou v hotovosti a přetáhnete do ní data z nabídky – na kartě faktury pomocí funkce Přidat u položek faktury si ze seznamu přebíraných dokladů vyberete Nabídku vystavenou. Položky faktury se naplní údaji o prodávané skladové zásobě a odběrateli, včetně způsobu platby a převzetí, a můžete tak bez čekání, vyptávání či přepisování doklad ihned vytisknout.

prebirani2

Nabídka přetažená do vystavené faktury

Přebírání údajů mezi doklady nefunguje pouze mezi nabídkou a fakturou. Do faktury můžete převzít data z již vystavených poptávek, nabídek, objednávek, rezervací a dalších dokladů. Podobně je tomu u prodejek a dalších.

Vystavení faktury přímo ze seznamu přijatých objednávek

Nyní si popíšeme druhou možnost – vystavení faktury rovnou ze seznamu přijatých objednávek, například na zmiňovaném e-shopu. V seznamu Objednávek přijatých si pro přehlednost zaškrtněte Jen nevyřízené a pak už jen jednu po druhé je fakturujte pomocí funkce Vytvořit doklad / Faktura vystavená. Podobně jako v prvním případě se ihned otevře karta faktury s předem vyplněnými údaji o objednaném zboží a odběrateli. Vše během několika vteřin, bez přepisování a chyb.

prebirani3

Seznam objednávek přijatých

Pak již stačí jen sledovat, jak v seznamu nevyřízených objednávek ubývá jedna za druhou. A pochopitelně i zde lze vystavovat nejen faktury, ale i ostatní doklady. Narazíte-li například na objednané zboží, které nemáte momentálně k dispozici, stačí z objednávky přijaté udělat jediným krokem objednávku vydanou a okamžitě ji odeslat svému dodavateli.

Tento web používá k poskytování služeb a analýze návštěvnosti soubory cookie. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte. Více informací

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close