Nejlepší zkušenosti s Money S3: Připojování dokumentů k dokladům

Účetní program Money S3 v sobě zahrnuje širokou paletu nadstandardních funkcí, které mnohdy nenajdete ani v řádově dražších informačních systémech. Řada těchto funkcí je sice jednoduchá na obsluhu a velmi snadno dostupná a nastavitelná, pokud ale nevíte, kde hledat a jak je použít, nemusíte ani vědět, že některou funkci Money S3 vůbec umí. Seriál  návodů „Nejlepší zkušenosti s Money S3“ se zaměřuje právě na funkce, které možná nevidíte na první pohled, avšak jejich používání vám může ušetřit spoustu času a peněz.

Připojování dokumentů k dokladům

V dnešním dílu Money S3: Nejlepší zkušenosti se zaměříme na uchovávání přijatých dokladů v elektronické podobě. Digitální archivace přijatých dokumentů vám může značně ušetřit čas a zjednodušit procesy, které ve firmě řešíte. Představte si například práci s digitalizovanými smlouvami: není nic jednoduššího, než smlouvy archivovat připojené přímo k partnerům v adresáři Money S3. Máte je tak ihned dostupné kdykoliv potřebujete, bez zdlouhavého hledání.

V celé řadě případů vám možnost uložit si digitální kopii přijaté faktury, uzavřené smlouvy či dalších dokumentů ušetří práci s hledáním jejich papírového originálu. V řadě případů ani papírový originál nemusí existovat: např. když zakoupíte software v zahraničním internetovém obchodě či pokud máte s vaším partnerem dohodu o elektronickém posílání dokladů.

Dokument uložený na disku

Asi nejjednodušším případem je situace, kdy dokument máte uložený na disku a chcete jej k danému dokladu (adrese, faktuře, kartě zaměstnance) připojit. Pak stačí pouze stisknout pravé tlačítko myši na daném řádku a vyvolat okno Seznam připojených dokumentů. Stiskem tlačítka Přidat a následným výběrem volby Soubor vyvoláte průzkumníka a v počítači vyhledáte požadovaný soubor.

13002

Připojení dokumentů

Záznam, který má připojený nějaký dokument, je na levé straně řádku v seznamu označený ikonou kancelářské svorky. Stiskem pravého tlačítka myši na této ikoně otevřete pop-up menu s přehledem všech dokumentů připojených k záznamu.

13003

Připojené dokumenty

Oskenování papírového dokumentu a uložení do Money S3

Zejména kupříkladu u přijatých faktur se můžete setkat s potřebou doklad oskenovat. Money S3 umožňuje přímé skenování a uložení dokumentu rovnou z uživatelského rozhraní – stačí mít jen připojený skener. Pokud potřebujete do Money S3 uložit např. snímek přijaté faktury, poklepejte pravým tlačítkem myši na řádek s fakturou ve sloupci, ve kterém se ikonkou sponky indikuje, zda jsou k záznamu připojené nějaké dokumenty. Money S3 zobrazí okno s výběrem možností pro připojení:

Vyberte si Scanner, vložte dokument do skeneru a přes rozhraní TWAIN jej jednoduše jedním krokem oskenujte a připojte k záznamu.

Pokud používáte Microsoft Outlook, je k dokumentu možné automaticky připojit libovolnou entitu z Outlooku, např. e-mail, záznam kalendáře nebo úkol. Jestliže si potřebujete rychle k danému záznamu udělat kalkulaci v Excelu či poslat dopis ve Wordu, stačí jen poklepat na ikonu těchto programů a Money S3 vám automaticky otevře prázdný dokument, který po ukončení práce uloží a připojí k záznamu.

Vytvoření připojeného dokumenty z připravené šablony

Další možností, jak rychle pracovat s připojenými dokumenty, jsou šablony. Money S3 umožňuje připravit si šablony dokumentů a jednoduše s nimi v rámci připojených dokumentů pracovat. Toto využití si ukážeme na příkladu evidence zaměstnanců, kdy při nástupu zaměstnance potřebujete s ním uzavřít dohodu o pracovní činnosti. Postup je jednoduchý:

  • Na kartě Režie / Zaměstnanci založte Kartu zaměstnance.
  • Poklepejte v seznamu zaměstnanců pravým tlačítkem na řádek vloženého zaměstnance, a to v prvním sloupci, který indikuje ikonou sponka Připojené dokumenty.
  • Objeví se okno s místní nabídkou šablon, vyberte si šablonu Dohoda o pracovní činnosti (její přípravu popisujeme v následující kapitole):

Money S3 automaticky otevře dokument MS Word se zadanou šablonou. Zde stačí pouze vyplnit údaje o zaměstnanci a další individuální podmínky smlouvy a za malou chvilku máte smlouvu nejen připravenou, ale i archivovanou v Money S3 přímo u karty zaměstnance.

13004

Šablona vytváření dokumentu

Příprava šablon pro připojené dokumenty

Šablony je možné si předem připravit pro každý seznam, ve kterém je umožněno k záznamům připojovat další dokumenty. Postup je jednoduchý:

  • Připravte si ve Wordu šablonu, kterou budete používat pro daný typ dokumentů.
  • Vyvolejte si na kartě Money / Možnosti a nastavení / Šablony vytvoření dokumentu. Poklepejte na Přidat, Money S3 zobrazí kartu Šablona vytvoření dokumentu:
  • Do karty vyberte soubor se šablonou a zadejte seznam, ve kterém budete šablonu používat (v tomto případě Faktury vydané). Kartu uložte.
  • Ihned po uložení můžete začít šablonu využívat.

Tento web používá k poskytování služeb a analýze návštěvnosti soubory cookie. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte. Více informací

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close