Založení nového účetního roku 2016 v Money S3
Tento dokument popisuje kroky doporučené pro založení nového účetního roku 2016 v programu Money S3. Pro založení účetního roku použijte verzi 16.050 a vyšší.
Před založením nového roku si stáhněte poslední verzi Money S3:
Související dokumenty
Není Vám verze 16.050 a výš zatím dostupná? Stačí, když uhradíte službu „Podpora a aktualizace“ na zákaznickém portále a za chvíli verzi používáte.
Videonávod
Textový návod:
I. Nastavení automatické synchronizace
Nový rok zakládejte ve verzi 16.050 a vyšší.
Před založením nového roku nastavte automatickou synchronizaci účetních konstant i účtové osnovy. Nastavení naleznete na kartě Money / Nápověda a kontakty / sekce Aktualizace Money S3 – Automaticky synchronizovat účetní konstanty a účtovou osnovu. Zkontrolujte, případně si nastavte na volbu Úč. konstanty i úč. osnovu.
Nastavení automatické synchronizace
II. Založení nového účetního roku
Na kartě Money / Výběr agendy / Přidat rok spustíte Průvodce přidáním nového účetního roku, s jehož pomocí založíte nový účetní rok pro příslušnou agendu. Na první straně zadejte účetní rok.
Založení nového účetního roku
Poznámka: Pokud je váš hospodářský rok jiný než kalendářní, nový účetní rok samozřejmě nebudete zakládat. Nicméně změny popisované v tomto dokumentu jsou platné i pro vás.
Na druhé straně průvodce zadejte, odkud chcete do nového roku převzít seznamy, jako jsou Předkontace apod. Doporučujeme je převzít z minulého účetního roku.
Dále vyberte další seznamy, které chcete převzít z předcházejícího roku. Doporučujeme převzít Konfiguraci uživatelského nastavení a Seznamy typů dokladů. Ostatní seznamy z této nabídky přeberte podle vlastního uvážení – např. pokud chcete i v novém účetním roce používat stejné členění na střediska, zaškrtněte také Seznam středisek atd.
Použít seznamy z minulého roku
Upozornění: Seznamy, které nepřeberete z minulého roku, Money S3 aktualizuje podle Připravených seznamů. Pokud přeberete Konfiguraci účetního roku z minulého roku (třeba proto, že si přejete přenést veškerá nastavení), program automaticky provede Synchronizaci účetních konstant.
Následně dokončete zbývající dva kroky Průvodce přidáním nového účetního roku. Poté program zkopíruje označené seznamy nového roku. V následujícím kroku potvrďte tlačítkem OK nastavení účetního roku. Program dokončí založení nového účetního roku a současně se do tohoto nového účetního roku přepne.
Možnost převzít seznamy z předchozího roku je možné od verze 16.050 i dodatečně až po založení nového roku. Pro převzetí je třeba na jednotlivých seznamech použít volbu Převzít – z minulého účetního roku.
III. Nastavení nového účetního roku
1. Kontrola a nastavení seznamů
Zkontrolujte a případně upravte seznam Účtová osnova (menu Účetnictví / Nastavení / Účetní seznamy) a v závislosti na případných změnách v účtové osnově přizpůsobte seznam Předkontací a seznam Zaúčtování DPH (menu Účetnictví / Nastavení / Účetní seznamy).
V důsledku významných změn v účetních výkazech pro podnikatelské subjekty pro rok 2016 došlo i k úpravě účtové osnovy v připravených seznamech. Mezi nejvýznamnější novinky lze zařadit zrušení účtových skupin 58 – Mimořádné náklady a 68 – Mimořádné výnosy a změnu způsobu účtování o nákladech skupiny 61 – Změny stavu zásob vlastní činnosti a 62 – Aktivace. Nově se o těchto operacích bude účtovat jako o nákladech a to ve skupině 58 – Změna stavu zásob vlastní činnosti a aktivace. K těmto a dalším změnám je třeba přihlédnout při vytváření účtové osnovy v roce 2016.
Podrobnosti naleznete v dokumentu Legislativní změny platné od 1. 1. 2016.
Zkontrolujte a případně upravte seznamy Středisek, Zakázek a Činností, které najdete na kartě Money / Možnosti a nastavení / Správa seznamů. Nastavte Číselné řady pro všechny druhy dokladů (na kartě Money / Možnosti a nastavení). Pokud změníte Řadu (prefix) číselné řady, pak program sám automaticky vyhledá, ve kterých nastaveních se tato číselná řada v aktuálním účetním roce používá (Uživatelská konfigurace, Typy účetních dokladů, Typy vystavených faktur, Typy přijatých faktur, Typy skladových dokladů, Typy objednávkových dokladů) a nahradí ji novou číselnou řadou.
TIP: Pokud používáte v číselných řadách rok, doporučujeme ještě před založením roku 2016 v roce 2015 opravit číselné řady s použitím zástupných znaků “r“ z pole Dosazovat z roku. Při založení dalšího roku tak automaticky program číselné řady doplní podle aktuálního roku.
Nastavení číselných řad
V závislosti na úpravách předkontací a kontrolingových proměnných (Středisko, Zakázka, Činnost) zkontrolujte a v Typech dokladů nastavte nové či jiné změněné parametry (např. Předkontace, Středisko, Zakázka, Činnost). Typy účetních dokladů naleznete v menu Účetnictví / Nastavení / Účetní seznamy, Typy faktur na kartě Obchod / Doklady / Typy dokladů, Typy skladových dokladů na kartě Sklad / Nastavení / Skladové seznamy a Typy objednávek na kartě Obchod / Doklady / Typy dokladů.
2. Kontrola konfigurace
Sazby DPH platné pro rok 2016 nově naleznete na kartě Money / Možnosti a nastavení / Nastavení agendy / Období DPH.
Sazby DPH
3. Členění DPH
4. Nastavení účetního roku
Na kartě Money / Možnosti a nastavení / Nastavení účetního roku proveďte kontrolu a případnou změnu konfigurace účetního roku.
Nastavení účetního roku
Pokud přeberete konfiguraci účetního roku z minulého účetního roku, je nutná aktualizace Časově rozlišitelných parametrů mezd v záložce Mzdy. Aktualizaci tohoto seznamu proveďte pomocí funkce Synchronizace účetních konstant, kterou najdete na kartě Nástroje. Dále můžete v Nastavení účetního roku změnit způsob zaokrouhlování jednotlivých dokladů a případně další parametry týkající se nového účetního roku.
UPOZORNĚNÍ: Vlastní synchronizace proběhne až po stisku tlačítka Synchronizovat na kartě Synchronizace účetních konstant. Proveďte i synchronizaci účtové osnovy (Tlačítko Synchronizace úč. osnovy), abyste dosáhli shody s Připravenými seznamy z důvodu doplnění nových účtů a změny názvosloví existujících účtů.
Synchronizace účtové osnovy
Na kartě Money /Nápověda, kontakty v sekci Aktualizace Money S3 můžete nastavit automatickou synchronizaci účetních konstant a účtové osnovy. Podle tohoto nastavení se při změně verze programu, nebo při změně nastavení spustí synchronizace.
IV. Zahájení prací 1. ledna, respektive prvního pracovního dne nového roku
Přecenění pohledávek a závazků
Přepněte se do minulého účetního roku. V případě, že používáte Cizí měny, nastavte jejich kurzy k datu 31. 12., resp. 1. 1., a to pro denní kurz na kartě Účetnictví / Pokladna a banka / Kurzy měn, nebo pro pevný kurz v seznamu Cizích měn na kartě Money / Možnosti a nastavení.
Karta cizí měny
Jestliže vystavujete či přijímáte faktury v cizích měnách, proveďte Přecenění pohledávek a závazků ještě před tím, než zadáte první úhrady těchto faktur v novém účetním roce, ale až poté, co provedete poslední úhrady v minulém účetním roce. Funkci Přecenění pohledávek a závazků k 31. 12. minulého roku spustíte v menu Účetnictví / Závěrkové operace.
Přecenění pohledávek a závazků
V menu Účetnictví / Závěrkové operace spusťte funkci Uzavření roku a na kartě z nabídky pěti kroků použijte pouze funkci 3. Převod (jedná se o převod počátečního stavu salda, DPH a zůstatků na bankovních účtech a pokladnách). Ostatní funkce z nabídky Uzavření roku doporučujeme udělat až po definitivním ukončení závěrkových prací v účetnictví minulého účetního roku, což se může klidně protáhnout až do března či června.
Poznámka: Před převedením počátečních stavů do nového roku si zkontrolujte v Účtové osnově předešlého roku na všech účtech jejich nastavení pro převod zůstatku.
Uzavření roku
Jestliže vedete pokladny nebo bankovní účty v cizí měně, použijte pro jejich přecenění navíc i funkci 1 Přecenit. Po uskutečnění těchto kroků se můžete přepnout do nového účetního roku a začít pracovat.
V. Cestovní náhrady
Upozornění: Pokud používáte modul Cestovní náhrady a vystavíte Cestovní příkaz přes přelom roku 2015 do roku 2016 (např. od 20. 12. 2015 do 5. 1. 2016), mějte prosím na paměti, že sazby náhrad v tuzemsku i v zahraničí se na Kartu cestovního příkazu (záložka Podrobnosti) načítají podle Data vystavení a nikoliv podle data začátku cesty, a to souhrnně pro celý Cestovní příkaz. Tyto sazby program použije na Cestovním příkazu při výpočtu náhrad. Pokud byste potřebovali uplatnit pro části cesty rozdílné sazby podle roku, ve kterém probíhaly, musíte udělat Cestovní příkazy dva, případně ručně opravit výši náhrad spočítanou programem.
V případě problémů s Vaším Money S3 kontaktujte prosím naši Zákaznickou podporu, a to buď písemně přímo v Money S3 přes záložku Money / Zákaznická podpora nebo na podpora@money.cz nebo telefonicky na čísle 549 522 503 (pouze pro uživatele se zaplacenou službou Podpora a Aktualizace).