Moderní ERP systém by měl pomáhat s evidencí dokumentů

I v menších firmách dnes množství papírových a elektronických dokumentů často přesahuje únosnou mez. Smlouvy, faktury, objednávky i prosté dopisy se hromadí a dohledání konkrétního papíru či PDF souboru bývá obtížné, po personálních změnách často dokonce nemožné. Moderní ERP systém by proto měl umět bez problémů obsáhnout i tuto část firemní agendy. Příkladem je  Document Management System (DMS), modul podnikového informačního systému Money S5.

„Každý dnes očekává, že informační systém bude řešit návaznosti dokladů, zjednodušení podnikových procesů nebo vyhodnocení obchodního modelu. Během cesty za maximální automatizací se ale zapomíná na rozšiřující funkce, které sice s ekonomickými, obchodními či manažerskými agendami nesouvisejí přímo, ale jsou pro jejich efektivní fungování nezbytné,“ vysvětluje Martin Cígler, ředitel českého výrobce ekonomických a informačních systémů Cígler Software. „My se snažíme našim uživatelům pomáhat se všemi firemními procesy, tedy i se správou firemních dokumentů.“

Document Management System

Hlavní strana modulu DMS předkládá uživateli hlavní statistické informace o dokumentech na serveru a nabízí možnost vyhledávání řadou alternativních způsobů.

Nový modul ERP systému Money S5 s názvem Document Management System umožňuje třídění dokumentů do složek, k nimž mají jednotliví uživatelé nastavená různá přístupová práva. Dokumenty lze doplnit o kontrolingové proměnné nebo o metadata, která zjednodušují vyhledávání pomocí full-textu a pokročilých filtrů. Velkou výhodou pro uživatele je provázání s jinými záznamy – například pracovní smlouva je přiřazena přímo ke kartě zaměstnance, obchodní korespondence zase k položce v Adresáři, poštou přijatá faktura k dokladu zadanému do Money S5. Modul tímto způsobem umožňuje nahlížet i do těch papírových dokumentů, které jsou fyzicky nedostupné třeba v trezoru či ve vzdálené pobočce.

Modul dále podporuje hromadné zpracování v dokumentovém serveru. Jednotlivé papíry jsou během něj označené čárovým kódem, po jehož sejmutí čtečkou se přímo v Money S5 otevře PDF záznam dokumentu a připojí se např. k dokladu. Vhodně zvolený skener umí oskenovaný obrázek převést do textu (OCR), na který se dá uplatnit fulltextové vyhledávání a řada údajů se tak do Money S5 vůbec nemusí přepisovat. Tímto způsobem lze velmi rychle zastat velké množství jinak zdlouhavé a mechanické práce.

I přes řadu dalších funkcí, jako je třeba evidence různých časově odlišených verzí dokumentů, nemusí jít o složité řešení na míru: obdobný modul totiž obsahuje i informační systém Money S4, který je na rozdíl od implementačního řešení Money S5 distribuován v předem připravených „balíčcích“.

Objekty, ve kterých nají být funkce modulu DMS přístupné, se dají uživatelsky definovat.

Nastavení skupin a dokumentových klíčů, kterým bude dokument přiřazený.

 

Kontakt v případě zájmu o bližší informace:

Lukáš Krifta, marketingový manažer CÍGLER SOFTWARE, a.s.
Drobného 555/49, 602 00 Brno, lukas.krifta@csw.cz, www.money.cz, tel. +420 549 522 511

Tento web používá k poskytování služeb a analýze návštěvnosti soubory cookie. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte. Více informací

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close